Conservazione digitale delle note spese

Sapevi che le note spese dei dipendenti e i relativi allegati possono essere conservati in formato digitale?
L’Agenzia delle Entrate ha recentemente precisato che le copie di un documento analogico prodotte su un supporto informatico devono garantire lo stesso contenuto e la stessa forma dei documenti analogici originali.
Ma c’è dell’altro: affinché le copie digitali abbiano la stessa efficacia probatoria dei documenti originali analogici, occorre distinguere tra documenti analogici non unici e unici.
La differenza è semplice, ma importantissima. Mentre per i documenti non unici si può risalire al contenuto attraverso altri documenti, anche posseduti da terzi, per i quali è richiesta la conservazione obbligatoria, per i documenti unici ciò non è possibile.
Perché questa distinzione è così importante? Perché, per i documenti unici, per garantire che il formato analogico e il corrispondente documento digitale siano conformi, occorre obbligatoriamente l’intervento di un notaio o di altro pubblico ufficiale.
E se tu volessi conservare i documenti analogici fiscalmente rilevanti solo in formato digitale?
In questo caso devi sapere che la procedura informatica per la conservazione deve essere in grado di garantire l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità nel tempo del documento.